10/042020
VHT Telecom

4 điều lầm tưởng khi chuyển sang hình thức làm việc từ xa

Khi chủ đề bàn về làm việc từ xa xuất hiện, không hiếm hoi khi mọi người ngay lập tức trở nên hoài nghi. Công thức cho việc làm từ xa bắt đầu từ trên đỉnh.

Khi các nhà lãnh đạo xác định đúng văn hóa doanh nghiệp, sửa chữa các hành vi không phù hợp và áp dụng các quy tắc và công cụ hỗ trợ chuẩn xác, thì những hiệu ứng tốt sẽ lan truyền thành một trải nghiệm thành công cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên vẫn còn đâu đó những suy nghĩ sai lầm trong "làm việc từ xa". Và đây là 4 sai lầm thường gặp nhất:

#1: "Những người làm việc từ xa đều lười nhác"

Luôn có một quan niệm rằng nếu bạn không thể nhìn thấy một ai đó đang ngồi ở bàn làm việc, thì họ đang không làm gì cả.

Bất kỳ người nào, bất kể vị trí hay vai trò, đều có thể chùng xuống, không làm việc nếu người quản lý không truyền đạt đúng kỳ vọng và thời hạn. Nếu ai đó hiểu đầy đủ những công việc mà họ phải chịu trách nhiệm (mục tiêu) và khi nào cần hoàn thành (thời hạn), và họ làm việc theo đó (với việc cập nhật trạng thái thường xuyên), thì họ chắc chắn sẽ không bị cho là lười nhác trong công việc, dù họ đang không ngồi ở văn phòng. Những hành động khen thưởng cho kết quả làm việc sẽ thúc đẩy và giữ chân những người có khả năng làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu.

Lời khuyên: Ngoài công cụ để trò chuyện nhanh, người quản lý cũng nên gặp gỡ hàng tuần định kỳ qua cuộc gọi video với nhân viên trực tiếp của họ để trả lời những thắc mắc và nắm rõ về bất kỳ trở ngại nào trong công việc.

#2: "Những người làm việc từ xa luôn phải chứng minh họ đang làm việc"

Rất nhiều nhân viên làm việc từ xa cảm thấy như họ liên tục cần phải "được nhìn thấy" trong các không gian làm việc kỹ thuật số của họ để chứng minh rằng họ đang làm việc. Họ cảm thấy cần phải có mặt trong mọi cuộc thảo luận hoặc không để cho một tin nhắn không được trả lời trong hơn một vài phút.

Áp lực này gia tăng sự lo lắng không cần thiết. Thay vì có thể làm công việc một cách tập trung, họ liên tục lo lắng về cách đóng góp của họ có được ghi nhận hay không.
Ẩn trong những quan niệm này là suy nghĩ rằng những người làm việc từ xa là người ngoài, hay có sự khác biệt so với các đồng nghiệp khác của họ. Nếu những người làm việc từ xa đang cảm thấy áp lực này có thể nhìn thấy được, thì có khả năng xuất phát từ cảm nhận rằng họ không được coi trọng ở mức tương đương với nhân viên làm việc tại văn phòng.

Lời khuyên: Những lo lắng này được cải thiện khi khái niệm "làm việc từ xa" được bình thường hóa trên toàn doanh nghiệp. Những đồng nghiệp này không khác biệt hoặc thiếu tương tác (thậm chí họ có thể ít bị làm phiền hơn). Mọi người nên thể hiện những khoảng thời gian nào làm việc lên lịch của họ hoặc cập nhật trạng thái trong công cụ chat để thể hiện nếu như họ đang rảnh.
Người làm việc từ xa thức dậy và đi làm mỗi ngày giống như bao người khác, ngoại trừ việc họ đến chỗ làm gần hơn!

#3: "Làm việc từ xa nghĩa là đánh mất văn hóa công ty"

Một số người không tán thành mô hình làm việc từ xa vì họ sợ công ty thiếu đi sự gắn kết đồng nghiệp. Điều đó đúng với thực tế là sẽ có những cuộc trao đổi vui vẻ trong phòng ăn hoặc tán gẫu ở hành lang giữa những thành viên. Tuy nhiêu, với sự sắp xếp kế hoạch thời gian hợp lý, những mối quan hệ này vẫn có thể diễn ra.

Lời khuyên: Việc trao đổi mặt đối mặt với các thành viên có thể được thực hiện qua video thay vì những câu chữ nhàm chán rất cần thiết để xây dựng mối quan hệ bất kể khoảng cách. Bạn có thể thiết lập các hoạt động xây dựng đội nhóm, qua video để phát huy thế mạnh làm việc từ xa, như: chia sẻ văn phòng tại nhà của bạn hay những sở thích ngoài giờ làm việc.

#4: "Những người làm việc từ xa lúc nào cũng rảnh"

Thật dễ dàng giả định rằng, "bởi vì ai đó đang ở nhà nên họ có thể nhanh chóng trả lời những câu hỏi bất cứ lúc nào".

Một trong những cách làm việc từ xa được tán thành nhất là đặt giờ làm việc nghiêm ngặt, giống như khi họ làm việc trong văn phòng. Những người làm việc từ xa được khuyến khích quyết định và thông báo khoảng thời gian họ làm việc, nghỉ trưa thích hợp và thoát khỏi không gian làm việc của họ khi dành thời gian cho cuộc sống gia đình. Sự tách biệt giữa cuộc sống và công việc là rất cần thiết, ngay cả khi văn phòng của bạn là nhà của bạn.

Lời khuyên: Theo dõi trạng thái bận rộn hay rảnh rỗi của các thành viên khác trong ngày làm việc trên bảng thông tin nhóm, nơi có thể chứa những thông tin quan trọng khác. Nếu không rõ liệu có ai đó hiện đang sẵn tay giúp bạn hay không, bạn có thể kiểm tra kỹ thẻ công việc để biết chắc chắn.