09/042020
VHT Telecom

Các quy tắc, hướng dẫn cho việc Work From Home

Hiểu đúng về Work From Home

Hãy nhớ: Work From Home không phải là nghỉ ở nhà và kết hợp làm việc. Work From Home là làm việc trong thời gian làm việc như trước tại một địa điểm ngoài văn phòng, vẫn đảm bảo:

Chất lượng công việc như bình thường
Phối hợp làm việc với đồng nghiệp bằng việc sử dụng công nghệ
Trả lời các yêu cầu của khách hàng, cấp trên, nhóm của mình và các phòng ban khác,...

Tình huống áp dụng:

Hiện tại dịch đang diễn biến phức tạp (bị phong toả, hoặc bị cách ly...), tiến hành training để các tuần sau áp dụng làm việc
Các trường hợp làm việc ở nơi khác, xa văn phòng do phát sinh của dự án

Để làm việc từ xa yêu cầu mọi thành viên cần có ý thức và kỷ luật tuân thủ quy trình và các nguyên tắc chung

Quy tắc & Thông lệ

1. Tuân thủ các quy tắc làm việc tại nhà (WFH):

Để đảm bảo việc làm việc từ tại nhà hiệu quả, mọi thành viên cần tuân thủ các quy tắc WFH - và cần ý thức và kỷ luật theo quy trình thống nhất.

Cam kết: Hoàn thành trọn vẹn những công việc được giao. Mọi việc cần phải làm được đưa lên phần mềm để quản lý & phối hợp cùng team làm việc;
Trung thực: Trung thực & minh bạch với thông tin, tiến độ & trạng thái công việc;
Sẵn sàng: Đảm bảo luôn có mặt trong giờ làm việc khi ở nhà (luôn online kênh chat, phần mềm quản lý công việc, điện thoại, email). Đảm bảo trang thiết bị, môi trường làm việc tại nhà sẵn sàng đáp ứng nhu cầu công việc;
Chủ động: Ý thức tự chủ động trong công việc, giao tiếp & không chờ người khác phải nhắc nhở. Chủ động làm việc với các thành viên trong nhóm để hỗ trợ, không bỏ rơi đồng đội.

2. Thống nhất về công cụ làm việc từ xa:

Để đảm bảo thống nhất việc kết hợp với nhau trong đội nhóm và không phải loay hoay tìm các thông tin cần thiết, việc quy định các phần mềm, công cụ làm việc nên nằm trong to-do list trước khi bắt đầu làm việc từ xa, một số công cụ cần thiết phải có được liệt kê sau đây:

Chat, trao đổi thông tin nhanh: Có rất nhiều phần mềm liên lạc kết hợp với quản lý công việc, đội nhóm như: Telegram, Skype, Microsoft Teams, Zoom,... Cần chọn và thống nhất công cụ đơn giản, dễ sử dụng và yếu tố thông dụng trước đây cần được ưu tiên, không nên thử những công cụ mới nếu không thật sự cần thiết. Có thể sử dụng SMS/ phone trong trường hợp cấp thiết không có internet.
Họp: Cần phải tạo lịch họp trước mỗi cuộc họp. Có thể sử dụng Google Calendar, Outlook Calendar hay các phần mềm khác trước đây đã từng sử dụng. Mời người liên quan họp online, gửi link phòng họp. Cuộc họp nên được record lại và gửi cho các thành viên tham gia.
Quản lý công việc: Các phần mềm quản lý công việc như Trello, Microsoft Planner, Base.vn,... doanh nghiệp cần lựa chọn những phần mềm phù hợp với yêu cầu và mô hình công ty của mình để dễ dàng thích nghi và làm việc hiện quả. Những phần mềm luôn có ưu điểm khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu doanh ngiệp. Cơ bản sẽ có những tính năng như: list công việc, nhắc nhở, thông báo, phân công, theo dõi tiến trình, trao đổi,...
Công cụ hỗ trợ từ xa: Cài đặt Teamviewer, Ultra view là các phần mềm có thể hỗ trợ khách hàng từ xa thông qua máy tính của khách hàng, team IT, hoặc team có thể hỗ trợ nhau và hỗ trợ khách hàn qua việc remote desktop từ xa.
Tài liệu: Dữ liệu trên máy tính laptop/ pc phải được đồng bộ lên các phần mềm lưu trữ như Google Drive, OneDrive, Box... Mọi tài liệu phải được đưa lên để lưu trữ và truy cập bất kỳ đâu, bất kỳ thành viên nào có phân quyền.

Lời khuyên khi làm việc Work From Home

1. Đặt trân trọng lời nói & Sự cam kết tin tưởng với nhau lên hàng đầu
2. Hoàn thành trọn vẹn những gì mình đã cam kết
3. Cẩn trọng & hiểu khi giao tiếp từ xa

Khi không nhìn thấy nhau, từ ngữ, tông giọng có thể gây hiểu lầm - do đó cần dùng từ ngữ cẩn trọng khi giao tiếp
Cảm thông, tập trung vào cuộc hội thoại không lang mang, không suy diễn, không gây khó chịu, không bắt bẻ nhau

4. Ưu tiên các cuộc gọi, họp trên Microsoft Teams hơn là chat/ email để giải quyết vấn đề nhanh

Cần check lịch với người khác để đảm bảo sắp xếp được
Sử dụng công việc quay màn hình/ chia sẻ màn hình để tiện trình bày
Sử dụng Teamviewer để thuận tiện hỗ trợ nhau

5. Chỗ làm việc

Setup nơi làm việc riêng ở nhà
Tránh xa ghế sô pha và giường (Không Chill at Home hoặc Sleep at Home)
Góc ngồi không thể hiện quá nhiều thứ riêng tư như đống đồ chưa dọn, chén bát chưa rửa...
Để an toàn, hãy dán một miếng băng dính đen vào camera máy tính để hoàn toàn làm chủ được hình ảnh của mình khi mình chưa sẵn sàng
Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và vật dụng cần thiết trước khi bắt đầu ngày làm việc: laptop, điện thoại, sạc pin, giấy bút,...

Nguồn: SonKim Fashion