18/122019
VHT Telecom

Những điểm khác nhau cơ bản giữa tổng đài truyền thống và tổng đài ảo

Trong việc chọn lựa chon lắp đặt tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc các lựa chọn và đưa ra quyết định một cách khôn ngoan. Một điều rất quan trọng là bạn cần hiểu sự khác biệt giữa các hệ thống tổng đài truyền thống (Analog) và tổng đài ảo hay còn được biết đến với các tên gọi như: tổng đài ip, tổng đài VOIP.

Bạn cần phải xem xét nhiều yếu tố như chi phí, tính bảo mật, tính năng, hiệu quả để đưa ra quyết định đúng đắn giữa việc chọn tổng đài Analog và tổng đài ảo.

Định nghĩa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống analog

Tổng đài truyền thống (tổng đài analog) là tổng đài hoạt động bằng cách chuyển đổi tín hiệu thoại thành sóng điện tử có tần số và biên độ khác nhau mà điện thoại trao đổi và hướng nó ở đầu nhận. Tổng đài truyền thống – nơi tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi (máy fax, điện thoại bàn, điện thoại không dây…) sử dụng công nghệ Analog để truyền tín hiệu âm thanh để xử lý tất cả các cuộc gọi, tín hiệu trong mạng và ngoại mạng một cách tiện lợi.
Tổng đài ảo là một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua các phần mềm dịch vụ, chỉ cần smartphone, laptop kết nối internet/ 3G/ 4G là có thể sử dụng, thay vì kéo dây từ bưu điện như các tổng đài truyền thống.

Chi phí đầu tư tổng đài ảo và tổng đài truyền thống analog

Một hệ thống tổng đài truyền thống sơ bộ bao gồm:

Tổng đài điện thoại: bộ trung tâm chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số…
Đường trung kế: đường dây bưu điện từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng.
Máy nhánh: bao gồm tất cả các thiết bị nghe gọi như điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax…
Hộp cáp: nơi tập trung dây tín hiệu dùng để nối các thiết bị đầu cuối nhằm chống sét và giúp việc bảo hành, bảo trì về sau dễ dàng hơn.

Với tổng đài ảo, tất cả các thiết bị được tinh giảm, để thiết lập tổng đài chỉ cần cài đặt phần mềm cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và có kết nối internet/ 3G/ 4G.

Chi phí vận hành tổng đài ảo và tổng đài truyền thống analog

Tổng đài truyền thống:

Chi phí nhân sự quản trị hệ thống chuyên dụng
Chi phí thuê nhân công khi muốn thay đổi tính năng của tổng đài hoặc máy nhánh.
Chi phí khấu hao tài sản cho các thiết bị tổng đài, chi phí bảo dưỡng, vận hành…

Tổng đài ảo không cần chi phí nhân sự quản trì hệ thống, tất cả nhân viên có thể sử dụng và quản lý công việc chỉ trên một phần mềm với chi phí rẻ hơn 50% so với tổng đài truyền thống.

TopCV - Tổng đài tư vấn và chăm sóc khách hàng

The Coffee House - Vận hành doanh nghiệp hơn 100 máy nhánh

Lug.vn - Giải pháp liên hệ nội bộ và tổng đài khủng với nhiều cửa hàng

Tính năng giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống analog

Tổng đài truyền thống chỉ có 3 tính năng cơ bản:

Tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc
Liên lạc trong hệ thống với chi phí rẻ hơn
Chuyển máy trong hệ thống, xử lý cuộc gọi đến bằng việc quy định đổ chuông trên một máy bất kì…

Với tổng đài ảo ngoài các tính năng của tổng đài truyền thống, tổng đài ảo được bổ sung 5 tính năng hoàn toàn mới:

Tiết kiệm được 50% chi phí so với cước viễn thông;
Tăng tỉ lệ nhận cuộc gọi lên 90%;
Đường truyền ổn định, chất lượng cuộc gọi được đảm bảo;
Khi các máy nhánh đều bận, cuộc gọi được chuyển thẳng đến số di động cá nhân;
Định tuyến cuộc gọi đến nhân viên trước đó đã tương tác với khách hàng;
Nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc chỉ bằng 1 đầu số duy nhất;
Quản lý lịch sử cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, thông tin tất cả cuộc gọi ra vào tổng đài;
Đội ngũ hỗ trợ dễ dàng thao tác, phối hợp kiểm soát cuộc gọi;
Chăm sóc khách hàng dễ dàng hơn;
Liên hệ nội bộ miễn phí;
Tổng đài tích hợp ngay trên chiếc smartphone, nghe gọi nhanh chóng;
Tích hợp các thông tin quản lý đơn hàng, khách hàng, các giao dịch khách hàng trên cùng hệ thống dễ dàng.